【仕事】電話での上手く話すコツ４選

仕事をしていると、電話をかける場合やとる場合も多く出てきます。

どうせ電話をするなら、電話越しにでも相手と少しでも良い関係を築き上げるに越したことはないですよね。

今回は、電話越しに相手と良い関係を築く為に抑えておきたい４つのテクニックをご紹介します。

会話の初めは、相手への感謝から

まず、挨拶をした後にいきなり本題に入るのではなく、相手に対する感謝を何かしら述べましょう。

相手も同じ人間ですから、やはり感謝されると嬉しいものです。

会話の本題に入る前の潤滑油として、「感謝の言葉」をぜひ使ってみて下さい。

相手方から、何かしらのアクションを受けていた時は、とりあえずそのことに関して感謝を述べたらよいでしょう。

何も接点が無い状態での相手方との電話に関しては、感謝を述べることが無いかもしれないですが、２、３度のやりとりを交わせば、どこかしらに感謝を述べられる事項が出てきます。

やりとりが進み、感謝事項も増えてきた時は一番直近の出来事について述べましょう。　　　　　　　（相手もその方が記憶に残っているため）

話す内容は２段階の質問を使いこなそう

あらかじめメモをしておくのは定石

電話で上手く話すコツとして、よく「話す内容はあらかじめメモしておこう」といった記事を見かけると思います。

これは非常に重要なことであることに間違いはないのですが、ここで皆さんは何をメモしますか？

おそらく、『話したい内容や、聞きたいことを羅列して書く』といった人が多数だと思います。

それでも充分、電話としてスムーズに進めることはできるでしょう。

『質問を派生』させよう

もう１ランクあげるとしたら、『質問を派生させること』が重要となってきます。

では、『派生させる』とはどういったことでしょうか。

『この質問をしたら、だいたいこういった返答が来るだろうから、その返答に対してもう一つ質問を入れる』

つまり、あらかじめ「こちらからする質問に対する相手の回答」に対する更なる質問を作っておくということです。

どちらかというと、質問というより、むしろ『確認』に近いかもしれません。

このように、軽い２段階目の質問があるだけで、会話の内容は深みはぐっと増し、電話の相手と濃密なやりとりをすることができるでしょう。

また、電話の相手に「よく理解してくれている」「しっかり考えてくれている」といった印象を強く持ってもらうことができるでしょう。

なんでも良いので、ひと手間、何か「２段階目の質問」を用意してみてください。

慣れてくると、１つ目の質問と同時に、２段階目の質問も自然と出てくるようになります。

重要事項は繰り返す

相手が言ったことを繰り返すということは会話において、非常に重要です。

特にビジネスの電話に関しては、必須事項と言えるでしょう。

どんな時に繰り返すでしょうか？

そうです。重要事項が述べられた際に、確認の意味も込めて繰り返すものです。

と、さらっと付け加えるだけで会話の締りがより良くなります。

繰り返すということは、上記で述べたように『確認』という意味もありますが、　　　　　　　　　　相手に『ちゃんと伝わっているな』と潜在的に思ってもらうことで、安心感を与えることができるという点で重要な役割を果たします。

その為、なんでもかんでも繰り返す必要はありません。

最期の挨拶はしっかりと

言わずもがなではありますが、最後の挨拶はしっかりとしましょう。

「終わりよければすべてよし」ともあるように、最後が良ければ全てが良くなります。

そんな時に使えるのが、そう感謝「ありがとうございます」です。

これに全てつきます。

それだけで、十分です。

たとえ、会話の流れが上手くいっていなくても、最後にそれさえ言ったら万事上手くいきます。

（声色も、究極に愛想良くすればパーフェクトですね（笑））

以上が上手くいくためのコツとなります。

ぜひ活用してみて下さい。