【仕事】引き継ぎ書は早めに作っておくべき！？

皆さんは、引き継ぎ書をどのタイミングで作りますか？

に作り始める人も多いのではないでしょうか。

はっきり言って、引き継ぎ書の作成は面倒ですよね。

『引き継ぎ書』について検索すると、だいたいが「作り方」についてが多く書かれてあります。

確かに「作り方」も重要ではあるのですが、作る「タイミング」も重要であると思います。

面倒な作業である引き継ぎ書の作成を日頃から作っていくということをお勧めします。

日頃から引き継ぎ書を作るメリット

後でまとめて作る必要が無くなる。

・これは言わずもがなではありますが、日々作っておくことで後々の異動のタイミング前に慌てて作ることを避けることができます。

・突然の病気や、突然の異動などの不意の出来事に対する保険としても、日頃から作っておくことの重要性はあると考えます。

・この仕事は部下に回そうと思った時に、その引継ぎ内容が既に書かれているものがあればスムーズに仕事内容を伝えることができる。

詳細で丁寧な引き継ぎ書の作成ができる。

・その都度その都度で引き継ぎ書の作成を行うことで、実際の業務をそのまま記載することができます。

・思い出しながら作成するよりも、より詳細で丁寧な内容を作り上げることができます。
⇒どうしても、思い出しながら作成すると書き忘れの部分があったり、アバウトな書き方になりやすくなってしまいます。

その都度引継ぎ書を更新できる。

・一度、だいたいの内容が書けてくると、再度同じ業務を行う際に新たな発見や反省点などを順次、更新していくことができます。

・更新することによって、引き継ぎ書のクオリティが高まるとともに、自分の仕事内容の効率化など業務内容の向上にもつながります。

すぐできる引き継ぎ書の作成方法（word編）

構成について

作成する段階では体裁などを考える必要は全くありません。

簡単にジャンル別に書いていくだけで良いです。

といったように、大見出し・中見出し・小見出しの３段階くらいの構成分けで十分です。

書いている段階では、「書けば書くほどに良いものに仕上がっていく」という考えを持って、体裁などにこだわらず、書き進めていって下さい。

仕上げ方について

ほとんど完成に近づいた場合、もしくは実際に引き継ぎの時期になる少し前から、体裁を整えていきます。

当然ですが、引き継ぎ書は見やすさが肝心となります。

主にすることは、

〇目次の作成
目次があれば見たい内容について、どこに書かれているか「すぐに見つけられる」というのは作業時において非常に助かるものです。
（見たい内容がなかなか見つからないと、それだけでストレスですよね笑）

〇文章を見やすくする。
⇒肝心の文章が見にくい・読みにくいというのは致命的ですよね。
ポイント
・一文一文を短くする。
例）
・『①～する。②～する。③～する。』と順番を付けて書いていく。
・『⇒』を活用する。

・『です。ます。』などの語尾を整える。

以上が引き継ぎ書の簡単な作成となります。
今や様式やテンプレートであふれており、便利な時代となりました。
そんな中で、あえて空白のページに自分だけの文字で、自分オリジナルのを作り上げていくというのも楽しいものです。

ぜひ、楽しんで作ってみて下さい。