仕事をする中で、自分の仕事内容を管理するという点において、ToDoリストの作成は重要です。
ネットなどで検索してみると、『紙に書く』場合と『アプリを活用する』場合の２パターンがよく出てきます。
今回は、そのうち『紙に書く』場合をご紹介します。
また、活用方法についても「優先順位をつける」や「ジャンル別に作成する」「細分化する」といった抽象的な説明は多く見受けられます。
しかし、「具体的にどのように作り、活用するか」についての詳しいことまではあまり説明されていない場合が多いと感じました。
その為、できるだけ具体的な作り方・活用の仕方について説明しようと思いますので、
ToDoリストを作る際の参考になれば幸いです。
『紙』の場合のメリット・デメリット
メリット
・思い立った時にすぐ、書き記すことができる。
理由：紙が手元にあれば、すぐにそのままメモをする感覚で書いていくことが出来る為。
・アプリのアイコンまでカーソルを持っていく。（パソコンの場合）
・アプリを起動させる。
どの作業も数秒のことではあるのですが、少しずつ手間がかかります。
やはり作業中には、その数秒の時間すらも億劫に感じる時がありますよね。
それに、少しメモを取るだけなのに、その為だけに一々労力と時間は費やしたくはないものです。
・保管としても最適。
理由：３か月ごとの程度でノートに記しておくことで、１年で４冊の記録本ができます。
ノートの表紙に『１月～３月』などと表記し、中身の内容に日付(曜日)を記しておくことで、すぐに遡って見返すことができます。
そのノートは過去１年分くらいはデスクなどに保存し、２年前の分は自宅に置いておき、３年前以降の分は適宜処分していくといった流れをとることもできます。
・写真や資料、膨大な数字などのデータにおける保管は非常に探しやすく、便利です。
しかし、仕事記録については、パソコンに保存して一つ一つ見返していくというよりかは、ノートをパラパラとめくりながら見返す方が、すぐに見返すことができますし、目に入る情報量も多くなります。
デメリット
・メモ帳やノート、ペンが必要
言わずもがなではありますが、メモ帳やノートが無ければ始まりません。
具体的な作成・活用方法
手帳サイズのものに記録する。
私は、手帳サイズ（B６くらい）のノートをいつもデスクのキーボード横に配置してあります。
すぐに書けるところに配置しておくことが重要です。
書く内容は明日の分
まず、左上等に『翌日』の日付と曜日を書いておきます。
書く内容としては、翌日にする仕事について羅列形式で書いていきます。
具体的には、翌日に回そうと思う仕事や、その翌日にしなければならない仕事や対応を書きます。
その内容についてを仕事をしながら、適宜書いていくといった流れです。
９/９（木） ・〇〇に電話する。 ・□□の処理（９/１５〆切分） ・△△についてまとめる。 ・××の対応
ToDoリストを駆使してスムーズな仕事ライフへ
①２で書いたToDoリスト当日は、そのリストが書いてあるページを綺麗に破り、B５のノートに貼り付けます。
②ToDoリストの内容を参考に仕事を進めます。
※当日発生した仕事分も継ぎ足して書いておきます。
③そのリストに羅列してある内容を終えるごとに、上から横線などを引いて、完了(〇月〇日）と書いておきます。
９/９（木） △△についてまとめる →９/１０（※終わらなった分や引き延ばす場合に記載）〇〇に電話する。 完了（９/９）□□の処理（９/１５〆切分） 完了（９/９）××の対応 完了（９/９）☆☆の資料作る。 完了（９/９）（※その日追加で作業した分など）
このように、終えた作業について、いつ終わらせたかも書いておくことで、
後から見直してもこの時に終わらしていたのかと分かるし、一日の達成感にもつながります。
ToDoリストを日々の業務記録へ
３でB5のノートに貼り付けると書きましたが、その理由は大きく２つあります。
①羅列した仕事内容についての補足を書き足す。
どのように達成したか・気づいた事・反省点などを書き足すことで、仕事内容についての理解や更なる仕事効率の向上につながります。
②その日の補足となる資料を張り付ける。
その日に「新しく知ったこと」や「覚えておいた方が良い内容の情報」などの資料やメールを印刷して、ノートに貼り付けておくことで自分だけの参考書としても活用することができます。
③ノートに貼り付けることで、日々の業務記録となる。
貼り付けていくことで、遡って、この日にこの仕事は完成していたなと確認したり、１か月１年を通しての仕事のだいたいの流れをそこで知ることができます。
以上がToDoリストについての一連の流れになります。
皆さんも、ぜひ自分だけのTodoリストを作ってみて下さい。
コメント